用 EndNote 管理中文文献

EndNote 其实也是可以管理中文文献的。

  • 2019-11-26 12:00
  • 2020-02-09 15:25

0. 前言

一个月前(2019 年 10 月 20 日)环院学生会邀请了 2019 级博士生陈龙师兄介绍了 EndNote 软件的食用指南,想必各位都有不少收获。如果想回顾这场讲座的内容,请移步哔哩哔哩

作为本科生,我个人平时写课程论文时的参考文献还是以中文文献为主的。奈何 EndNote 对中文文献管理的支持并不算太好,想要用 EndNote 管理中文文献可能还需要花费一点功夫。最近趁着 18 本的小朋友在写《环境科学》文字报告、19 本的小朋友在准备《环境问题》课堂展示,我也分享一些个人使用 EndNote 管理中文文献的经验,希望对大家有所帮助。

1. 为啥要用 EndNote

第一,EndNote 可以管理文献。如果把文献实体化为一本本书,那么知网等数据库就像是北京大学图书馆,里面的藏书非常丰富。但我们在写论文、作报告的时候并不会把数据库里所有的文献都阅读一遍(就像我们不会把北大图书馆的书都搬出来一样,当然,如果能周读文献 3000 页当我没说),而是会选取对报告内容有用的文献进行阅读(就像我们从图书馆中借书后放在自己的书架上一样)。此时,EndNote 就像书架一样,可以用来分类管理我们选取的文献。

第二,EndNote 可以管理文献插入文章中的格式。对于本科生来说,大部分课程论文、报告等对于参考文献的引用格式要求都是 GB/T 7714-2015《信息与文献 参考文献著录规则》。尽管许多数据库(如知网)和搜索引擎(如百度学术)都直接提供了符合 GB/T 7714-2015 标准的引用格式,但它们提供的格式还是有略微不同(例如百度学术会在逗号后面加空格,而知网不会),对于追求格式规范的朋友来说还是不够完美。另外,在正文中插入参考文献时需要用对文献进行标号([1]、[2]、[3]等),如果用手动标号的方法,一旦之后对文本顺序进行调整,后果不堪设想。(我知道 Word 可以插入尾注,也能插入引文,但是效果都不咋好)

虽然我只能想到这两条理由,但是我觉得足够了。原因说得再多都是废话,下面才是真正有用的东西。

2. EndNote 的安装

注:以下操作均基于 64 位 Windows 10 操作系统,本人使用的 EndNote 版本为 EndNote X9.2。其他操作系统或软件版本操作方法应该类似。

“北京大学正版软件共享平台”(http://software.pku.edu.cn/)上已经提供了正版 EndNote 的下载,也提供了安装说明。在下载压缩包后需将 .msi 文件和 License.dat 文件放在同一个文件夹中(后者是许可证文件,用于正版软件激活),随后打开 .msi 文件,按照说明安装即可。注意:程序默认安装位置是“C:\Program Files (x86)\EndNote X9”,如果此处修改了安装位置,请先记下来以便后续操作。

安装完毕后,打开软件。初次使用时需要创建一个“Library”,这便相当于前文所说的“书架”,之后导入的所有数据都会存放在 Library 中。此时在 Library 所在的文件夹中还会出现一个名为“*.Data”(* 代表文件名)的文件夹,里面存放了数据文件,不可删除。

3. 将文献导入 EndNote

3.1. 从数据库或搜索引擎导入

许多数据库或搜索引擎都提供了可用于导入 EndNote 的文件。以知网为例,搜索页面的每个条目前都有复选框,当选中复选框后单击右侧“已选文献”,页面右下角会出现“已选文献”文本框。点击“导出/参考文献”后,再从左边的列表中找到“EndNote”,点击“导出”,即可得到一个 .txt 文件。百度学术等网站的导出方式类似。

然后,从文件资源管理器中,右键单击从网站上导出的数据文件,从“打开方式”中选择“EndNote X9…”即可导入此文件。

或者,也可从 EndNote 软件菜单栏中选择File → Import → File,在“Import File”中选择对应的文件,在“Import Option”中选择“EndNote Import”即可。

此种方法导入的文献并不会附带文献原文 pdf,需要手动添加。方法是选中单篇文献,点击右侧预览框上方的“曲别针”图标,然后选择对应的 pdf。

3.2. 从 pdf 导入

这个方法其实是我现学现卖的。一般从外文数据库下载的 pdf 文件都会保留 DOI(Digital Object Identifier,数字对象标识符)信息,此时将 pdf 导入 EndNote 后,软件会从数据库查找文献的信息并存入 Library 中。导入方法与上文类似。

此种方法导入的文献会自动附带导入的 pdf 文件,但是对于大部分中文期刊来说并不适用。

3.3. 手动输入

一般来说,如果需要对网页进行引用,则需要手动输入。此处也以网络文献为例讲解手动输入的方法:

从 EndNote 软件菜单栏中选择References → New Reference,然后从出现的表单中进行填写。首先在第一行“Reference Type”中选择“Web Page”,然后依次填写以下项:

  • Author:作者。
  • Title:标题。
  • Access Date:获取日期,YYYY-MM-DD 格式(如:2019-11-25)。
  • Last Update Date:最后更新日期,YYYY-MM-DD 格式,可留空。
  • Type of Medium:文献类型,参考 GB/T 7714-2015。常用:电子公告 EB(一般我不知道该用什么就用它);报纸 N;数据库 DB。
  • URL:网址。

其他项可填可不填,GB/T 7714-2015 中未对其他项进行要求。输入完毕后,保存关闭即可。

4. 在 Word 中使用 EndNote

4.1. 插入参考文献引用

安装 EndNote 后,Word 的菜单栏会出现一个名为“EndNote X9”的选项卡。从此选项卡中可以直接插入参考文献引用。如果已在 EndNote 软件中选中要插入的文献,可直接选择Insert Citation → Insert Selected Citation(s)。否则,则选择Insert Citation → Insert Citation,从打开的对话框中搜索所需的文献。

插入引用后,软件会自动在文档最后插入所有被引用的参考文献。从选项卡上方的“Style”下拉菜单可以选择参考文献列表的格式,需要注意的是 GB/T 7714-2015 格式并不在默认的格式中,需要手动添加(见下文)。

如果在正文中修改了文献引用顺序,或对引用有所增添,可选择“Update Citations and Bibliography”,软件会自动更新标号。

4.2. 修改参考文献列表的格式

由于 EndNote 默认格式中没有 GB/T 7714-2015 格式,而官网给出的格式也有一些问题,所以建议大家直接下载本人修改过的版本:

还记得前文所述的安装位置吗?将“Chinese Std GBT7714 (numeric) Copy.ens”文件复制到安装位置文件夹下的“Styles”文件夹下(如果是默认安装路径,则应为“C:\Program Files (x86)\EndNote X9\Styles”),然后即可从上文所述的样式列表中找到这一格式。(如果下拉菜单中无此格式,则需选择“Select Another Style”,然后从对话框中搜索)

需要注意的是,该格式默认在作者超过 3 位时对第 4 位及以后的作者名用“等”代替,而引用英文文献时应换为“et al”。这可以在 EndNote 菜单栏中的 Edit → Output Styles → Edit “Chinese Std GBT7714 (numeric) Copy” → Bibliography → Author Lists 中修改,但不支持中英文同时存在的情况。如有这种需求,建议在正文定稿后复制全部参考文献列表,然后手动修改。

5. 后记

本文写得有些仓促,内容可能也不算太完善,希望大家多多交流,共同进步。

参考文献

  1. 陈龙. Endnote 使用经验分享 [Z/OL]. (2019-10-20) [2019-11-25]. https://www.bilibili.com/video/av71909726/.