浅谈 Microsoft Word 中的自动编号

前言

最近大四的同学似乎都勤奋了起来，不用问，大家都是在写本研的结题报告。我本想十一假期就大刀阔斧的搞完，无奈事务繁忙，拖到现在才刚刚初步完成。

本研报告要求用Microsoft Word写，并且给了一个2006年流传至今的论文模板。虽然我不是很喜欢用Word写学术论文（当然我最后也没用Word写），但是毕竟用Word的人还是大多数，我也只能学着如何让Word用得稍微顺手一点。在我最近与身边同学沟通之后，我发现大部分人都没有注意过如何让Word的使用变得更加便捷，其中之一就在于：自动编号。本文将简述Word中4种最常见的编号：页码、参考文献编号、标题项编号、图表编号，并在此基础上穿插一些我自己常用的技巧，希望对各位有所帮助。至于我本人最常用的Markdown + CSS + Princexml，由于需要一定的技术含量，我可能会单独写一篇技术指南，此处不再赘述。

本文所用的Word版本为Microsoft Office专业增强版2016版本1808，“参考文献编号”一章所用的Endnote版本为EndNote X9.2 (Bld 13018)，在对应软件的其他不同版本中操作可能略有不同，但大同小异。

页码

页码的编号应该是最简单的，在页面上方的菜单中找到“插入”→“页码”，然后选择合适的格式即可，一般情况下应该插入在页面底端处（）。其实质是在页脚处生成了一个“域”，可以理解为Word中的一个简单的自定义编程输出。

这里先简单聊一聊页眉和页脚。默认情况下，Word的页眉和页脚会在每页的顶端和底端出现，但也可以根据实际需要选择“首页不同”（一般首页不需要页眉）或“奇偶页不同”（一般是在双面印刷时有需要）。而插入的页眉页脚在对应的每页都是相同的，但有些时候可能会需要同一文档中页眉和页脚不同，这时可以插入“分节符”，或者使用前文所述的“域”。

插入分节符（）：先在文档最开始的部分插入页眉和页脚，并选择“首页不同”，删除首页的页眉。然后在每章结束时，通过菜单栏→“布局”→“分隔符”→“分节符”（可以根据需求选择是否分页）。在新一节的页眉，先在菜单栏（→“页眉和页脚工具”）→“设计”→“导航”中取消选中“链接到前一条页面”，然后取消选中“选项”→“首页不同”，再修改新一节的页眉。这样的优点是比较自由，缺点则是需要手动修改，在章节较多时比较麻烦。

使用域（）：“首页不同”同“解法1”，然后在非首页页眉处选择菜单栏→“插入”→“文本”→“文档部件”→“域”，在出现的窗口左侧选择“StyleRef”，在中部选择本章标题所用的样式名称（一般为标题2），然后确定即可。这种方法在文档较长的时候可以自动更新当前章节的标题，也是我比较常用的方法。

上述方法中用到了自定义域，而Word中域的用法还有很多，读者可以自行探索。这里提到的“StyleRef”顾名思义就是引用了对应样式的内容，而样式在菜单栏→“开始”→“样式”中可以设定，默认的样式包括正文、标题、题注等。很多人可能没有注意过“样式”的使用方法，但我个人认为这是Word为数不多的称得上规范的地方。通过定义样式，Word可以区分出文字的用途，从而为不同用途的文字指定不同的格式。右键点击样式可以修改样式的默认格式，也可以在下拉菜单中创建、清除和应用样式。

另外多提一句，正式文件一般要求正文字体为中文宋体、英文Times New Roman，标题字体为黑体（我习惯黑体搭配Arial使用），而默认字体也可以通过菜单栏→“设计”→“字体”来设置（）。在样式中如果指定字体为“×× (中文正文)”，则修改默认字体后正文的字体也会修改，如果手动指定字体则不利于快速调整格式。我个人建议，多使用默认字体，不要手动修改字体，而且不建议在同一份文档中使用3种以上的字体（宋体、黑体、楷体／仿宋足矣），否则会显得混乱。

参考文献编号

关于Word中参考文献，我个人还是习惯用EndNote，因为EndNote可以直接实现参考文献编号的自动更新。我之前也写过一篇用EndNote管理中文文献的文章，在这篇文章中我已经介绍了EndNote的安装、插入文献、修改文献列表格式等，此处不再赘述。

仅多说一句，北京大学正版软件共享平台提供的EndNote X9似乎有一些问题，在导入文献时期刊名称无法被识别，在此建议大家安装后按照菜单栏→“Help”→“Check for Updates…”检查更新（）。

标题项编号

标题项也是可以自动编号的。为了实现自动编号，需要用到上文提到的“样式”。在菜单栏的“开始”→“段落”→“多级列表”（）→“定义新的多级列表”可以创建多级列表，点击弹出的对话框下方“更多”按钮可以出现更多选项，将各级列表链接到对应的样式，随后确定。在输入标题时选择对应的样式，则会自动出现编号（）。

除了数字的自动编号外，还可以实现中文自动编号，搭配样式调整可以获得更多效果。例如，要求二级标题自动显示“第某章”，三级标题自动显示“第某节”，四级标题显示数字。与前文类似，只不过编号样式需要调整为中文的“一, 二, 三 …”（）。如果子标题不需要显示副标题的编号，可以直接删除。如果子标题需要显示为数字，可以选中“正规形式编号”。

图表编号

图表编号可能是需求量最大的一种编号，如果手动插入编号，一旦改变图片位置就要手动修改引用和编号顺序，比较麻烦。而使用自动编号可以摆脱手动修改的麻烦。插入图表编号的方法也比较简单，右键单击图片或表格，在菜单中选择“插入题注”，然后选择标签，输入内容，确认即可（）。一般情况下，表注在上，图注在下。Word默认的题注并没有单独的“图”“表”两个字，需要手动添加。另外，Word提供了“自动插入题注”的选项，但我并未搞懂如何使用，如果各位知道如何使用还请不吝赐教。

如果需要在正文中引用题注，则需要找到菜单栏→“插入”→“交叉引用”，在弹出的对话框中选择引用类型为“图”，引用内容为“仅标签和编号”，插入即可。此外，交叉引用还可以插入其他编号项，例如文中如果需要提及“第X章”也可使用此方法插入；还可以插入其他引用内容，例如某项所在的页码，这些内容都会随着文档内容更新而更新。如果没有自动更新，可以使用Ctrl + A全选，然后按F9强制更新域。

此外，通过自动编号插入的标题、图注、表注都可以生成对应的目录，均位于菜单栏的“引用”选项卡下。标题目录为“目录”→“目录”（），图注、标注目录为“题注”→“插入表目录”，设置方式类似，也可以手动修改对应的样式，此处不再详细说明。

补充：在写毕业论文的时候我发现，当章节标题使用了中文编号时，图表编号也会显示为中文，十分麻烦。网络上有一些解决方法，但有些需要用到域，而且需要定稿之后统一修改，比较麻烦。最后我发现了一个另类的方法：将“标题 1”设置为数字编号，然后设置字号、行距均为最小，颜色改为白色；再新建一个样式“中文标题 1”，设置为中文编号，用于显示。这样操作之后就可以同时满足显示中文数字、图表编号为阿拉伯数字了。

结语

Word中提供了许多自动化工具，尽管初次上手可能有些麻烦，但熟练掌握之后必将对之后的使用提供便利。分享一个我自己使用的空白模板，供各位参考。链接：https://disk.pku.edu.cn/link/8F40D755F1E7E697FE513A0F1891F5C6。

本文写得比较仓促，如各位读者有任何意见或建议，欢迎留言反馈。